Luật Thuế TNCN 2026: Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi áp dụng quy định mới?
Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, tiền lương không chỉ là khoản chi trả cho người lao động mà còn gắn liền với nhiều nghĩa vụ pháp lý như thuế thu nhập cá nhân (TNCN), bảo hiểm xã hội và các khoản khấu trừ bắt buộc. Chỉ cần một thay đổi nhỏ trong chính sách thuế cũng có thể ảnh hưởng đến quy trình tính lương, quyết toán thuế và công tác quản lý nhân sự của doanh nghiệp.
Năm 2026, Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 chính thức có hiệu lực với nhiều nội dung được điều chỉnh nhằm phù hợp hơn với bối cảnh kinh tế – xã hội hiện nay. Những thay đổi này tác động trực tiếp đến doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) – nơi quy trình tính lương thường được thực hiện bởi bộ phận nhân sự hoặc kế toán với nguồn lực còn hạn chế.
Vậy Luật Thuế TNCN 2026 có những điểm gì mới? Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để đảm bảo tuân thủ quy định và hạn chế sai sót trong quá trình tính lương? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
1. Tổng quan về Luật Thuế TNCN 2026
Vì sao Luật Thuế TNCN được sửa đổi?
Luật Thuế thu nhập cá nhân được sửa đổi nhằm đáp ứng những thay đổi của nền kinh tế, mức sống của người dân và yêu cầu cải cách chính sách thuế. Sau nhiều năm áp dụng, mức giảm trừ gia cảnh và một số quy định hiện hành không còn phản ánh đúng chi phí sinh hoạt cũng như thu nhập thực tế của người lao động.
Việc điều chỉnh luật hướng đến các mục tiêu:
- Đảm bảo công bằng trong thực hiện nghĩa vụ thuế.
- Giảm gánh nặng thuế cho người có thu nhập trung bình.
- Phù hợp với mức sống và chỉ số giá tiêu dùng.
- Đơn giản hóa việc tính thuế và quản lý thuế.
- Tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp trong quá trình thực hiện nghĩa vụ khấu trừ và quyết toán thuế.
Đây là một trong những lần sửa đổi quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác tính lương của doanh nghiệp.
Luật Thuế TNCN 2026 có hiệu lực từ khi nào?
Theo Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15, luật có hiệu lực từ ngày 01/07/2026. Một số quy định liên quan đến thu nhập từ tiền lương, tiền công được áp dụng cho kỳ tính thuế năm 2026 theo lộ trình quy định trong luật.
Doanh nghiệp cần chủ động theo dõi các nghị định và thông tư hướng dẫn để cập nhật kịp thời quy trình tính lương và khấu trừ thuế.
Đối tượng chịu ảnh hưởng
Những thay đổi của Luật Thuế TNCN 2026 tác động đến nhiều nhóm đối tượng, bao gồm:
- Người lao động có thu nhập từ tiền lương, tiền công.
- Doanh nghiệp thực hiện khấu trừ thuế TNCN.
- Bộ phận nhân sự (HR).
- Bộ phận kế toán – tiền lương.
- Đơn vị cung cấp dịch vụ tính lương, phần mềm nhân sự.
Đối với doanh nghiệp SME, sự thay đổi này đòi hỏi phải rà soát lại toàn bộ quy trình tính lương để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định.
2. Những điểm mới nổi bật của Luật Thuế TNCN 2026
Điều chỉnh mức giảm trừ gia cảnh
Một trong những thay đổi đáng chú ý nhất của Luật Thuế TNCN 2026 là việc điều chỉnh mức giảm trừ gia cảnh, giúp phản ánh tốt hơn mức chi tiêu thực tế của người dân.
Theo quy định mới:
| Đối tượng | Mức giảm trừ |
|---|---|
| Người nộp thuế | 15,5 triệu đồng/tháng |
| Mỗi người phụ thuộc | 6,2 triệu đồng/tháng |
Việc tăng mức giảm trừ gia cảnh đồng nghĩa với việc nhiều người lao động sẽ có thu nhập tính thuế thấp hơn, từ đó giảm số thuế phải nộp và tăng thu nhập thực nhận.
Đối với doanh nghiệp, đây là thông tin cần được cập nhật ngay trong quy trình tính lương để đảm bảo việc khấu trừ thuế được thực hiện đúng theo quy định.
Điều kiện thu nhập của người phụ thuộc thay đổi
Đối với các nhóm người phụ thuộc phải đáp ứng điều kiện về thu nhập, mức thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn không vượt quá 3 triệu đồng.
Điều chỉnh biểu thuế lũy tiến từng phần
Bên cạnh mức giảm trừ gia cảnh, Luật Thuế TNCN 2026 cũng điều chỉnh biểu thuế lũy tiến từng phần theo hướng tinh gọn và phù hợp hơn với mức thu nhập hiện nay.
Việc điều chỉnh biểu thuế giúp:
- Đơn giản hóa việc tính thuế.
- Hạn chế khoảng cách lớn giữa các bậc thuế.
- Đảm bảo tính công bằng giữa các nhóm thu nhập.
- Tạo thuận lợi cho doanh nghiệp khi xây dựng công thức tính lương.
Theo biểu thuế mới, các khoảng thu nhập được điều chỉnh như sau:
| Bậc thuế | Thu nhập tính thuế/tháng | Thuế suất |
|---|---|---|
| 1 | Đến 10 triệu đồng | 5% |
| 2 | Trên 10 – 30 triệu đồng | 10% |
| 3 | Trên 30 – 50 triệu đồng | 20% |
| 4 | Trên 50 – 100 triệu đồng | 30% |
| 5 | Trên 100 triệu đồng | 35% |
Khoản giảm trừ cho y tế và giáo dục – đào tạo
Cá nhân cư trú có thể được giảm trừ chi phí khám, chữa bệnh đủ điều kiện tại cơ sở trong nước, tổng tối đa 23 triệu đồng/năm; và chi phí giáo dục – đào tạo đủ điều kiện trong nước, tổng tối đa 24 triệu đồng/năm.
Các khoản này phải có hóa đơn, chứng từ đúng quy định và không được chi trả từ nguồn khác. Với doanh nghiệp, đây là một lý do nữa để hồ sơ nhân sự và chứng từ của người lao động được quản lý có hệ thống.
Không xử lý mọi khoản phụ cấp, phúc lợi giống nhau
Một trong những sai sót phổ biến trong bảng lương là coi mọi khoản doanh nghiệp trả cho nhân viên người lương đều là “phụ cấp” và áp dụng cùng một cách tính. Thực tế, cách xử lý phụ thuộc vào bản chất khoản chi và điều kiện đi kèm.
Ví dụ, với tiền ăn giữa ca bằng tiền, phần vượt 1,2 triệu đồng/người/tháng được tính vào thu nhập chịu thuế; nếu doanh nghiệp trực tiếp tổ chức bữa ăn, mua suất ăn hoặc cấp phiếu ăn thì có cách xử lý khác theo quy định.
Một số khoản đào tạo, công tác phí, bảo hiểm, vé máy bay hoặc khoản hỗ trợ cũng có quy định riêng. Vì vậy, thay vì chỉ có một cột “Phụ cấp”, HR nên xác định rõ loại khoản chi – căn cứ – cách xử lý thuế – hồ sơ đi kèm.
Hợp đồng dưới 3 tháng và khoản trả sau nghỉ việc cần được nhận diện riêng
Theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP, tổ chức chi trả tiền lương, tiền công, tiền thù lao hoặc khoản chi khác cho cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng – bao gồm cả một số khoản trả cho người đã chấm dứt hợp đồng – nếu từ 5 triệu đồng/lần trở lên thì phải khấu trừ 10% trước khi chi trả.
Đây là tình huống HR rất dễ bỏ sót nếu dữ liệu nghỉ việc đã được đóng ở hệ thống nhân sự nhưng kế toán vẫn thực hiện một khoản chi bổ sung sau đó.
Bảo hiểm và thuế cần dùng chung dữ liệu gốc
Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, đối với người lao động hưởng lương do doanh nghiệp quyết định, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được trả thường xuyên, ổn định theo kỳ trả lương.
Điều này đặt ra một yêu cầu quản trị rất thực tế: hợp đồng lao động, hồ sơ nhân sự, cơ cấu lương, bảo hiểm và dữ liệu tính thuế không nên tồn tại thành các bộ dữ liệu độc lập.
3. Luật Thuế TNCN 2026 tác động như thế nào đến doanh nghiệp ?
Các thay đổi về chính sách thuế không chỉ ảnh hưởng đến người lao động mà còn tạo ra khối lượng công việc đáng kể cho doanh nghiệp.
Đối với bộ phận nhân sự, cần cập nhật các thông tin liên quan đến người phụ thuộc, mức giảm trừ gia cảnh và phối hợp với kế toán để đảm bảo dữ liệu tính lương luôn chính xác.
Đối với bộ phận kế toán, các công thức tính thuế, quy trình khấu trừ và báo cáo quyết toán cần được rà soát để phù hợp với quy định mới.
Trong khi đó, ban lãnh đạo doanh nghiệp cần theo dõi việc triển khai nhằm hạn chế các rủi ro như:
- Khấu trừ thuế không đúng quy định.
- Phát sinh điều chỉnh bảng lương.
- Sai sót trong quyết toán thuế cuối năm.
- Mất nhiều thời gian kiểm tra và đối chiếu dữ liệu.
Đối với các doanh nghiệp SME chưa có quy trình quản lý dữ liệu nhân sự đồng bộ, đây là thời điểm phù hợp để đánh giá lại toàn bộ quy trình tính lương và quản lý thuế nhằm đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.
4. Những sai lầm doanh nghiệp thường gặp khi cập nhật chính sách thuế
Trong quá trình triển khai các quy định mới, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp SME, thường gặp phải một số sai sót sau:
Chậm cập nhật quy định mới
Doanh nghiệp vẫn sử dụng mức giảm trừ gia cảnh hoặc biểu thuế cũ, dẫn đến việc khấu trừ thuế không đúng quy định.
Dữ liệu người phụ thuộc chưa được cập nhật
Thông tin người phụ thuộc thay đổi nhưng chưa được khai báo hoặc điều chỉnh kịp thời, làm ảnh hưởng đến số thuế phải khấu trừ.
Quản lý bảng lương bằng nhiều tệp Excel
Việc sử dụng nhiều file Excel riêng lẻ khiến dữ liệu phân tán, khó kiểm soát phiên bản và tăng nguy cơ sai công thức hoặc nhập liệu nhầm.
Thiếu quy trình kiểm tra trước khi trả lương
Một số doanh nghiệp chưa có bước rà soát bảng lương trước khi phát hành phiếu lương, dẫn đến việc phát hiện sai sót sau khi đã chi trả.
Không theo dõi các văn bản hướng dẫn
Sau khi luật được ban hành, các nghị định và thông tư hướng dẫn có thể tiếp tục bổ sung chi tiết về cách triển khai. Nếu không theo dõi thường xuyên, doanh nghiệp có thể bỏ sót các yêu cầu mới trong quá trình thực hiện.
5. Phần mềm HRM có thể hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào
Đối với doanh nghiệp có quy mô từ vài chục đến vài trăm nhân sự, việc cập nhật các thay đổi về thuế và tiền lương bằng phương pháp thủ công thường mất nhiều thời gian và tiềm ẩn rủi ro.
Trong bối cảnh đó, phần mềm quản trị nhân sự (HRM) đóng vai trò như một công cụ hỗ trợ bộ phận nhân sự và kế toán trong việc chuẩn hóa quy trình tính lương và tuân thủ quy định pháp luật.
Một hệ thống HRM hiện đại có thể hỗ trợ doanh nghiệp:
- Cập nhật các tham số tính lương theo quy định mới.
- Quản lý hồ sơ người phụ thuộc tập trung.
- Tự động tính thuế TNCN dựa trên dữ liệu nhân sự và bảng lương.
- Đồng bộ dữ liệu chấm công, nghỉ phép, bảo hiểm và tiền lương trên cùng một hệ thống.
- Giảm thao tác nhập liệu thủ công và hạn chế sai sót do công thức Excel.
- Dễ dàng truy xuất báo cáo phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu và quyết toán thuế.
Thay vì dành nhiều thời gian kiểm tra từng bảng tính, doanh nghiệp có thể tập trung vào việc rà soát dữ liệu và kiểm soát quy trình, từ đó nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự và tiền lương.
Thông tin phần mềm nhân sự: eHRM – SCTS
6. Kết luận
Luật Thuế TNCN 2026 mang đến nhiều thay đổi quan trọng, đặc biệt là các quy định liên quan đến mức giảm trừ gia cảnh và phương pháp tính thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công. Đây là những nội dung có tác động trực tiếp đến công tác tính lương, khấu trừ thuế và quản lý hồ sơ người lao động của doanh nghiệp.
Đối với các doanh nghiệp, việc cập nhật kịp thời các quy định mới không chỉ giúp đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn góp phần nâng cao tính chính xác trong công tác quản lý nhân sự và tiền lương. Doanh nghiệp nên chủ động rà soát quy trình, chuẩn hóa dữ liệu và theo dõi các văn bản hướng dẫn để sẵn sàng áp dụng ngay khi các quy định có hiệu lực.
Trong bối cảnh chính sách về lao động, thuế và bảo hiểm thường xuyên được điều chỉnh, việc xây dựng một quy trình quản lý nhân sự bài bản kết hợp với các công cụ hỗ trợ phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro và nâng cao hiệu quả vận hành.
Liên hệ tư vấn giải pháp: 0903.864.794